5 tips voor een geslaagde ERP-implementatie

Je bedrijfsprocessen optimaliseren en je bedrijfsbeheer vergemakkelijken: dat zijn ongeveer de voordelen van ERP in een notendop. En die voordelen spreken voor zich, want steeds meer bedrijven kiezen ervoor om een ERP-systeem te implementeren.

Desondanks worden de verwachtingen rond ERP-systemen bij veel bedrijven niet ingelost. Dit komt meestal door een slechte ERP-implementatie, waar veel redenen voor aan de basis kunnen liggen.

In dit blogbericht geven we je met plezier 5 handige tips om van jouw ERP-implementatie wél een succes te maken.

1. Start sterk met research en planning

Een ERP-implementatie is doorgaans ingedeeld in 6 grote fases (research en planning, design, ontwikkeling, testen, livegang en support), beginnende met de research- en planningsfase. Veel bedrijven besteden te weinig aandacht aan deze fase en starten meteen met design en ontwikkeling. Toch is de research- en planningsfase cruciaal, aangezien deze de basis vormt voor de rest van de ERP-implementatie.

Om dus een sterke basis voor de rest van je ERP-implementatie te leggen, moet je eerst:

Een projectteam samenstellen: Het projectteam zal zich over de volledige implementatie ontfermen. Daarom moet je hiervoor zeker de juiste mensen selecteren. Denk aan je beste werknemers, afdelingsverantwoordelijken, IT-specialisten, etc… Kortom: mensen die je huidige systemen en workflows door en door kennen. Zij kunnen het beste inschatten en achterhalen wat je nieuwe ERP-systeem moet kunnen.
Doelen en vereisten bepalen: Vervolgens moet je projectteam duidelijke doelen en vereisten bepalen voor de ERP-implementatie: wat moet het ERP-systeem kunnen en wat moeten de voordelen zijn voor het bedrijf? Door dit stapsgewijs aan te pakken, kan je een goed projectplan opstellen en weet iedereen wat de verwachtingen en noodzakelijke functionaliteiten van het ERP-systeem zijn.
Steun en budgetten verzamelen: Ten slotte moet je in de research- en planningsfase ook meteen de nodige steun en budgetten verzamelen. Zorg ervoor dat alle leidinggevenden en beslissingsnemers akkoord zijn met de ERP-implementatie en het projectplan. Zij bepalen uiteindelijk mee de budgetten om de implementatie zo goed mogelijk te kunnen laten verlopen.

2. Focus extra op training en support

Een volgende tip voor een geslaagde ERP-implementatie heeft te maken met twee belangrijke elementen rond iedere ERP-implementatie, namelijk de training van werknemers vóór de implementatie en de ondersteuning van het ERP-systeem na de implementatie.

Een ERP-implementatie brengt grote veranderingen mee voor je werknemers. Daarom is het belangrijk om hen al zo vroeg mogelijk vertrouwd te laten raken met het nieuwe ERP-systeem. Ga in de research- en planningsfase al op zoek naar trainingsmaterialen en werk opleidingen uit rond de nieuwe workflows. Zo zullen je werknemers bij de uiteindelijke livegang meteen wegwijs zijn in het nieuwe systeem.

Verder moeten je werknemers na de implementatie niet enkel goed met het ERP-systeem kunnen werken, maar ook kunnen blijven werken. Daarom is het evenwel belangrijk om de nodige ondersteuning voor je ERP-systeem te voorzien. Wijs genoeg middelen toe aan support en zorg ervoor dat je IT-mensen je ERP-systeem goed kunnen opvolgen, technische onderhoud kunnen inplannen en updates kunnen uitvoeren. Een ervaren ERP-partner kan je werknemers ook steeds van de nodige efficiency trainingen voorzien.

3. Controleer je data voor de overdracht

Een derde tip voor een goede ERP-implementatie is om uitgebreid door je bedrijfsdata te gaan alvorens je deze overdraagt naar je nieuwe ERP-systeem.

Veel bedrijven maken namelijk de fout dat ze te veel historische of irrelevante data aan hun nieuwe ERP-systemen toevoegen. Dit is vaak volkomen onnodig en kan op termijn voor verwarring zorgen. Denk hier bv. maar aan informatie zoals oude lijsten van partners of leveranciers waar niet meer mee wordt samengewerkt.

Daarom biedt de ERP-implementatie ook een uitgelezen kans om eens goed door al je bedrijfsdata te gaan en een “grote opkuis” te houden. Zo kan je al je data goed onder de loep nemen, bijwerken indien nodig of verwijderen om te voorkomen dat onnodige zaken mee worden overgedragen.

4. Communiceer over de implementatie

Een vierde tip om je ERP-implementatie zo vlot mogelijk te laten verlopen is om regelmatig te communiceren doorheen het implementatieproces. Want je kent het gezegde wel: communication is key.

Concreet is het belangrijk dat iedereen in de eerste plaats weet dat de ERP-implementatie plaatsvindt en wat de redenen hiervoor zijn. Communiceer over de voordelen van de implementatie en wat je als bedrijf met de implementatie wil bereiken. Geef ook regelmatig updates tijdens iedere fase van de implementatie, zodat iedereen altijd op de hoogte blijft van wat er actueel gaande is.

Verder moet je ook je werknemers actief bij de communicatie betrekken. Luister voor de implementatie naar input, zeker van diegenen die het meeste met het ERP-systeem zullen moeten werken: welke functionaliteiten moeten aanwezig zijn? En hoe denken zij dat de workflow kan worden verbeterd? Verzamel na de implementatie feedback over gebruikservaringen en eventuele mankementen. Zo houd je altijd de vinger aan de pols en kan je snel problemen oplossen en aanpassingen maken.

5. Werk samen met een ERP-expert

Een laatste tip voor een succesvolle ERP-implementatie is om samen te werken met een ERP-expert. Voor een dergelijke samenwerking heb je verschillende mogelijkheden.

Zo kan je een ERP-expert als externe consultant voor je projectteam inschakelen. Deze kan dan vanaf de beginfase van de implementatie proactief meewerken en een gerichte insteek geven voor de benodigdheden van je ERP-systeem. Alvorens aan de slag te gaan maakt een ervaren ERP partner namelijk steeds een risicoanalyse/audit op en giet dit vervolgens in een overzichtelijk auditverslag/projectvoorstel. Dankzij een ervaren technisch team, kunnen zij ook steeds zorgen voor de nodige functionaliteiten of koppelingen met bestaande systemen.

Een ander voordeel van samen te werken met een ERP-expert is dat je ook na de implementatie kan genieten van trainingen en andere ondersteuning (zoals doorvoeren van systeemupdates).

Vraag vrijblijvend een offerte aan

Op zoek naar een expert voor jouw ERP-implementatie?

Ben je op zoek naar een expert om jou te helpen bij de implementatie van je ERP-systeem, en meer specifiek van de software Odoo? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Wil je graag meer informatie? Contacteer ons dan vrijblijvend via onderstaand formulier. Of wil je graag de mogelijkheden van Odoo in actie zien? Vraag dan gerust een gratis demo of offerte op maat aan.

Contactgegevens

Maatschappelijke zetel
Putten 6
2320 Hoogstraten
+32 (0)3 605 71 61
info@digimedio.be
BE0828.708.414

Bureau & development
Putten 6
2320 Hoogstraten
support@digimedio.be voor technische vragen

Terug naar overzicht