Analytic Accounting in Odoo: alle voordelen opgelijst

Boekhouding is misschien wel één van de belangrijkste onderdelen van een bedrijf, gezien deze de financiële gezondheid van je organisatie weerspiegelt. Maar waar boekhouding enkele jaren geleden vooral veel papierwerk betekende, zien we meer en meer een overgang naar een echte digitale boekhouding.

Een voorbeeld van zo’n digitaal boekhoudsysteem is de Odoo boekhouding app. Met Odoo Accounting worden de noodzakelijke rapporten zoals de winst- en verliesrekening, de balans of het cashflow-overzicht van je bedrijf automatisch gegenereerd. Toch schiet deze app voor sommige bedrijven nog te kort. En net om deze reden ontwierp Odoo de Analytic Accounting App. 

Met de Analytic Accounting App in Odoo kan je je boekhouding nog diepgaander analyseren, interpreteren en hierover rapporteren. In dit blogartikel vertellen we je meer over wat Analytic Accounting nu precies inhoudt & wat de voordelen voor je bedrijf kunnen zijn. 

First things first: wat is Analytic Accounting? Analytic Accounting is een toepassing die een onderneming kan helpen boekhoudkundige documenten te analyseren, de resultaten ervan te interpreteren en rapporten te genereren. Bovendien biedt het ook een handige ondersteuning voor herfacturering en kostenbeheer.

Analytic accounting kan gebruikt worden voor verschillende doeleinden:

• Kosten van het bedrijf analyseren
• Prestaties van een dienst of product analyseren
• Tijdfacturatie naar klanten

We duiken even wat meer in detail:

Met Analytics Accounting ga je analytische rekeningen aanmaken voor je algemene rekeningen. Ieder item dat wordt toegevoegd aan het algemene rekeningstelsel van je boekhouding, zal dan een equivalent krijgen in een analytische rekening.

Kostenanalyse op afdeling- en productniveau

Als je met de Odoo Accounting App werkt, is je boekhouding waarschijnlijk al zo opgezet dat je algemene rekeningstelsel gebaseerd is op de structuur en afdelingen van je bedrijf. Alle transacties van je bedrijf worden dan al automatisch onder de juiste items geboekt, waardoor je al een duidelijk overzicht van alle inkomsten, uitgaven en marges per afdeling van je bedrijf krijgt.

Maar via Analytics Accounting kan je de transacties en boekingen voor alle items nog verder gaan specifiëren en onderverdelen. Je kan namelijk meerdere Analytics Accounts aanmaken per item in je rekeningstelsel. Als er bijgevolg een transactie of facturatie wordt geboekt voor een item in een algemene rekening, zal deze ook in de (verschillende) analytische rekeningen voor dat item verschijnen.

Op deze manier krijg je niet enkel een beeld van alle inkomsten en uitgaven voor je items, maar ook van de exacte verdeling van die inkomsten en uitgaven binnen je items.

Kostenanalyse op basis van gewerkte uren

Naast een kostenanalyse op afdelings- en productniveau, kan je ook een kostenanalyse maken op basis van gewerkte uren voor een project of een dienst. Meer bepaald kan je met Analytics Accounting een beter inzicht krijgen in het algemene time management van je werknemers voor projecten en diensten.

Bij veel projecten en diensten worden kosten geboekt per klant en wordt hiervoor ook voor iedere klant een aparte rekening aangemaakt. Zo kunnen werknemers met hun eigen uurtarieven aan een project worden gekoppeld en kunnen zij zelf hun gewerkte uren voor de klant boeken.

Hierdoor is de facturatie voor iedere klant natuurlijk wel wat anders, wat maakt dat de facturatie van deze projecten ook niet overeen komt met de boekingen in het algemene rekeningstelsel. Om deze reden wordt de facturatie met Analytics Accounting voorgesteld in verschillende analytische rekeningen die geen equivalent hebben in het algemene rekeningstelstel.

Als je dan werknemers moet uitbetalen, kan je de verschillende projecten en diensten wel opnemen in het algemene rekeningstelsel. Zo krijg je een rapport dat gegevens van de analytische rekeningen en het algemene rekeningstelsel met elkaar in verband brengt, waardoor je de totalen kan vergelijken.

Op basis hiervan kan je dan de ramingen van de kosten per uur per werknemer bijstellen afhankelijk van de tijd die ze effectief gewerkt hebben. Zo krijg je een beter overzicht van invulling en het aantal uren dat je factureert naar de klant, alsook de winstgevendheid per project en per werknemer.