Proti Balance

Kassasystemen met voorraadbeheer & koppeling naar externe webshop

VDB Nutrition NV promoot eiwitrijke voeding en snacks van het eigen label 4Protein gericht op afvallen. Ze verkopen hun producten via retail, groothandel en webshops. In het najaar van 2020 realiseerde het bedrijf zich dat het niet langer houdbaar was om hun aangepaste legacy-systeem te blijven gebruiken. Het bedrijf groeide echter en in plaats van dat hun systeem zich aanpaste aan deze groei, veroorzaakte het problemen met de voorraad, verspreide gegevens en vertraagde de prestaties.

In samenwerking met implementatiepartner Digimedio werd de Odoo-oplossing van VDB Nutrition geïmplementeerd over een periode van 7-8 maanden.

Dankzij Odoo heeft het bedrijf nu veel tijd bespaard, alles online en een snelle en efficiënte communicatiemethode voor zowel interne als externe communicatie.

VDB Nutrition nv

Gevestigd te Vorselaar
Industrie: (sport-) voeding
Aantal medewerkers: 32

Apps:
Verkoop, Facturatie, Marketing, E-mailmarketing, Kassa (POS), Voorraad, Werknemers, Verlof

Belangrijkste uitdagingen en vereisten

VDB Nutrition en Nutraya zijn ondernemingen die zijn uitgegroeid van een kleine winkel gerund door een familie tot een grotere groep in Antwerpen met +/- 30 medewerkers. De twee bedrijven opereren in retail, groothandel en webshops. Nutraya werd als eerste opgericht en in 2012 werd VDB Nutrition opgericht als antwoord op de behoeften van veel van Nutraya's klanten; een manier om op een verantwoorde manier gewicht te verliezen en tegelijkertijd hun prestaties te verbeteren. VDB Nutrition richt zich op afvallen op basis van een eiwitdieet. In haar winkels worden alle diensten gratis aangeboden en wordt een groot aantal producten te koop aangeboden. In het verlengde daarvan bieden beide bedrijven hun producten ook online aan.
 
Naarmate het bedrijf door de jaren heen groeide, moest de software voor zijn winkels en de webshop meegroeien, maar dat gebeurde niet en dat begon zichtbaar te worden. Elke extra implementatie zorgde voor problemen met bestaande processen. De software begon soms extreem traag te worden, wat vervolgens frustraties veroorzaakte, niet alleen voor het personeel, maar ook voor klanten die aan de kassa stonden te wachten. Ook was er geen echte koppeling tussen de software in de winkels en de webshops. Dit zorgde voor veel problemen met de voorraadvoorziening. Omdat het bedrijf aan het uitbreiden was, wilde VDB Nutrition hun producten aanbieden aan klanten in andere landen, dus moesten de webshops vertaald worden en dit was niet mogelijk met het legacy-systeem.
 
De software die VDB Nutrition voorheen gebruikte, werd op maat gemaakt. Hun programmeurs vertelden hen dat ze geen extra opties konden toevoegen omdat de software te oud was. Dit zorgde ervoor dat VDB Nutrition zich realiseerde hoe afhankelijk ze waren geworden van één partij en ze niet het risico wilden lopen het proces helemaal opnieuw te moeten beginnen vanwege het unieke maatwerk dat de vorige programmeurs hadden geïmplementeerd. Het bedrijf besloot dat ze vanaf dat moment alleen nog met bestaande programma's zouden werken en de programma's nog maar een beetje zouden aanpassen aan hun specifieke behoeften.

Implementatie

In het najaar van 2020 realiseerde VDB Nutrition zich dat de situatie waarin ze zich bevonden niet langer houdbaar was om op een goede manier zaken te doen. De frustratie bij alle partijen groeide tot een niveau dat ze niet langer konden negeren, dus besloten ze het selectieproces te starten voor een nieuw softwaresysteem dat het beste zou passen bij hun huidige en groeiende behoeften en toch betaalbaar was. Na een aantal softwaresystemen te hebben bekeken, besloot het bedrijf voor Odoo te gaan en begon het met het interviewen van verschillende implementatiebedrijven.
 
In het tweede kwartaal van 2021 kwam het bedrijf overeen om Digimedio als implementatiepartner te gebruiken. VDB Nutrition begon het implementatieproces door met Digimedio al hun behoeften voor dit programma te bespreken, zodat ze tot een totale kostprijs konden komen. Eind juni hebben ze alle kosten teruggebracht door de huidige manier van werken te vergelijken met de oplossingen die Odoo standaard bood, waardoor ze maatwerk konden beperken. In augustus 2021 begonnen ze te kijken naar timing, testen en beslissen wie wat zou doen tijdens het project (omdat er meerdere partijen bij betrokken waren). Er werden strikte deadlines ingevoerd voor alle apps en het testen ervan.
 
Sinds augustus 2021 was er bijna elke maand een sprint waarin de ontwikkelaars een of meerdere apps in Odoo afwerkten die op basis van bevindingen moesten worden getest, bekritiseerd en aangepast. Ondertussen gaven ze ook de management- en admin-gebruikers training over het gebruik van Odoo. Dit ging door tot december 2021, toen alle apps werden afgehandeld. Medio januari 2022 organiseerde Digimedio een training voor alle medewerkers zodat iedereen kennis kon maken met Odoo en proefdraaien in de testomgeving voordat het project live ging. Dit gaf Digimedio veel input over wat er moest veranderen, aangezien alle medewerkers verschillende achtergronden en voorkeuren hadden. In februari 2022 ging het project live.

Oplossing en resultaten

VDB Nutrition koos voor een reeks aan apps, maar de belangrijkste zijn vandaag Verkoop, POS (kassabeheer), Voorraad, E-mailmarketing, Facturatie en Planning.
 

  • POS: verving de vorige software die het bedrijf in zijn winkels had. De moeilijkheid voor winkelpersoneel in de winkels is dat de meeste producten die ze aanbieden geen erg duidelijke verpakking hebben. Typisch iets voor eiwitproducten waarbij marketing niet de belangrijkste drijfveer is voor leveranciers. Odoo POS stelt het bedrijf in staat om de juiste referenties te kiezen op basis van naam, categorie of foto en is daarom een ‚Äč‚Äčenorme hulp voor elke medewerker en minimaliseert de tijd die winkelpersoneel nodig heeft om hun klanten te helpen.
     
  • Voorraad: in het verleden ging er veel tijd verloren omdat retail, webshops en bestellingen niet met elkaar overeenkwamen waardoor het moeilijk was om de werkelijke voorraad van producten te zien zonder een aantal verschillende documenten en programma's te controleren. Dankzij deze app is het voor het bedrijf tegenwoordig eenvoudig om hun magazijnen en voorraadvoorraad voor winkels, webbestellingen en groothandel te beheren.
     
  • E-mailmarketing: werd voorheen gedaan via Mailchimp, maar het stond VDB Nutrition niet toe om bij te houden welke klanten e-mails hebben ontvangen die zijn verzonden. In Odoo zijn de nieuwsbrieven volledig op maat gemaakt en afgestemd op het ontwerp van het bedrijf dankzij de vele mooie templates die beschikbaar zijn. De effectiviteit van de resultaten controleren en op basis daarvan aanpassen is ook erg handig en gemakkelijk te doen binnen Odoo.

“Het maakt zo’n verschil om al die verschillende processen waarmee een bedrijf te maken heeft, samen te brengen op één gedeeld platform. Het maakt het efficiënter om koppelingen te vinden tussen elk proces en om klanten en personeel op te volgen.”

Nathalie Van den Broeck, HR & Marketing Manager bij VDB Nutrition


 

  • Facturatie: voorheen maakte het bedrijf gebruik van een platform dat geen geautomatiseerde links had naar webshops, winkels of bestellingen. Het zorgde soms voor vertraging tussen het inpakken en verzenden van een bestelling en het moment dat de factuur naar de klant werd verzonden. Dit zorgde op zijn beurt voor vertraging in de betalingen. Met de factuur app in Odoo is nu veel geautomatiseerd, zoals de aanmaningen voor openstaande saldi.
     
  • Planning: Met een groeiend bedrijf nam het aantal medewerkers sterk toe, waardoor het voor het bedrijf moeilijk en uitdagend was om werkschema's en vakanties te beheren zonder belangrijke informatie te missen. Het kostte administratief personeel vele uren om deze puzzel elke week op te lossen, omdat veel personeelsleden geen identieke arbeidscontracten hebben met een deeltijds werken. Ook het communiceren van de planning en vakanties was een behoorlijk tijdrovende klus om maandelijks uit te voeren, zeker als er last-minute wijzigingen kwamen door ziekte of andere onverwachte oorzaken. De planning app heeft gezorgd voor meer transparantie binnen het team en heeft medewerkers meer zelfstandigheid gegeven bij het indelen van hun vrije tijd.

 
Dankzij Odoo heeft VDB Nutrition veel tijd bespaard door alle verschillende bedrijfsprocessen op één platform samen te brengen. Het is zo'n grote verandering geweest met hoe ze voorheen werkten. Maar meer dan dat, het bedrijf werkt nu meer digitaal en gebruikt veel minder prints bij de communicatie met boekhouding, klanten en collega's. Omdat alles online is en met de gebruiksvriendelijke app voor mobiele apparaten, kunnen de medewerkers van VDB Nutrition nu snel met het bedrijf en met elkaar communiceren.

Bekijk deze case-study ook op odoo.com.

Over VDB Nutrition nv

VDB Nutrition NV promoot onder meer eiwitrijke voeding en snacks van het eigen label 4Protein, maar ontwikkelde onder haar merk X-Nutri ook een reeks hoogwaardige supplementen, zoals het bekende X-Nutri Immune Defense. Het verdeelt ook het bekende sportmerk Concap in al zijn winkels.

Laat je begeleiden door onze experts

Vertrouw net als tal van andere bedrijven op de kennis & ervaring van Digimedio.
Wil je meer weten hoe wij jou en je bedrijf tot een hoger ‘digitaal’ niveau kunnen helpen? We komen met plezier vrijblijvend langs om kennis te maken.
Contacteer ons vandaag nog op 03/605 71 61 of via e-mail op info@digimedio.be.

Contactgegevens

Maatschappelijke zetel
Nijverheidsstraat 8
2390 Malle
+32 (0)3 605 71 61
info@digimedio.be
BE0828.708.414

Bureau & development
Steenovenstraat 2
2390 Malle
support@digimedio.be voor technische vragen