Automotive Services Group (ASG) richt zich op het leveren van diverse diensten op het gebied van gebruik, verzorging, schadebepaling en verplaatsing van auto's. Het bedrijf bestaat al meer dan 10 jaar en is actief in drie verschillende divisies:
 

• Care4Fleets: richt zich op ondersteunende service aan grote bedrijven om het wagenpark voor managers te helpen onderhouden. Wanneer een auto gewisseld moet worden van persoon A naar persoon B - het schoonmaken van de auto, onderhoud en inspectie die onder deze afdeling valt.
   
• Drivex: Rijexpertise draait om autokeuringen. Ze gebruiken een handheld-apparaat om belangrijke auto-informatie te verzamelen en eventuele schade/krassen aan auto's te inspecteren. Ze geven ook advies aan de leasemaatschappij of het bedrijf van de bestuurder welke kosten ze moeten accepteren.
   
• Care4Drivers: verzorgt een chauffeursdienst voor bedrijven b.v. een medewerker is op zakenreis in het zuiden en een auto moet worden opgehaald uit het zuiden, Care4Drivers zou de auto kunnen ophalen. Ze bieden ook een VIP-service om mensen rond te rijden.

 
ASG besloot om verschillende redenen dat het tijd was om te digitaliseren. De eerste is de groei van het bedrijf. In veel opzichten is het bedrijf geografisch gegroeid en uiteindelijk met meerdere vestigingen in België. Er is ook een enorme groei in het aantal klanten dat de diensten van ASG aanvraagt. Het bedrijf wil digitaliseren om hen in staat te stellen nieuwe uitdagingen aan te gaan die zich bij groei voordoen.
 
De tweede reden is dat hun legacy-systemen verouderd zijn. Voorheen gebruikte het bedrijf verschillende expertisesystemen die waren toegespitst op operaties in combinatie met Excel voor facturering en een heel andere software voor boekhouding. De backend van deze systemen was niet geïntegreerd en bovendien gebruikte elk subbedrijf een ander systeem. De groei van het bedrijf vereiste meer gestroomlijnde operaties om de productiviteit te verhogen. De laatste reden achter de beslissing van ASG om te digitaliseren waren hun klanten. De automotive-organisatie werkt met veel klanten die grote en middelgrote bedrijven zijn die doorgaans vrij ver gevorderd zijn met digitalisering. Voorheen werden veel activiteiten uitgevoerd via e-mail, handmatige en papieren methoden. Met technisch onderlegde klanten wilde ASG bij de tijd blijven en de ervaring van klanten verbeteren bij het gebruiken van hun diensten.

In samenwerking met implementatiepartner Digimedio is het implementatieproject in april 2021 van start gegaan. Het implementatieproject is een 5-jarenplan met een aantal fasen. Tot dusver heeft het project fase één voltooid en bevindt het zich midden in de implementatie van fase twee met een schatting om deze fase eind 2022 af te ronden. Fase drie begint in 2023.
 

• Fase 1: Opschonen stamgegevens
  Tijdens deze fase werden de stamgegevens (product, klanten en prijslijsten) gesorteerd en opgeschoond. Orders en facturen werden ook gesorteerd en in totaal nam het proces ongeveer een jaar in beslag. In fase één werden de volgende Odoo apps geïmplementeerd: Contacten, Verkoop, Facturatie.
   
• Fase 2: Uitbreiding van de basis voor services
  De huidige fase die eind 2022 (nov/dec) wordt opgeleverd. Nu ASG een goede basis heeft, is deze fase gericht op het uitbreiden van de basis naar nieuwe en andere soorten diensten, opdrachten en klanten. Hier begint ASG het Odoo-portaal te implementeren om klanten via het portaal toegang te geven tot hun bestellingen en facturen.
   
• Volgende fase - Fase 3: Operationele optimalisatie
  Doel alle operationele eenheden te digitaliseren, b.v. het wasstraatproces optimaliseren zodat ze een gedigitaliseerde lijst hebben van alle auto's die die dag zullen worden gewassen, de tijd die nodig is om de auto te wassen en aan het einde, wanneer de wasstraat is voltooid, de bestelling en de factuur worden bijgewerkt. Tegenwoordig wordt het autowasproces allemaal handmatig gedaan. In januari 2023 beginnen ze één voor één met het digitaliseren van operaties.

Voor Fase 2 werden Project Management en Field Sales geïntroduceerd, samen met eLearning om te helpen bij de training van ASG-medewerkers en om hen in staat te stellen een meer op cursussen gebaseerd format en platform te hebben dat ze opnieuw zouden kunnen raadplegen voor informatie. Odoo-documenten en vloten zijn ook geïnstalleerd om de foto's en documenten te beheren van elk van de auto's die door het bedrijf worden beheerd. In fase 3 zal naar verwachting ook de CRM-module worden geïnstalleerd. Op dit moment worden klanten geworven met veel papierwerk dat vervolgens in een archiveringssysteem op sharepoint wordt gezet.
 
Dankzij Odoo heeft ASG nu veel meer inzicht in wat er speelt bij hun klanten. Alle informatie over de order- en servicegeschiedenis en klantgegevens staan ​​nu allemaal op één plek, dus de zichtbaarheid is veel beter. Wanneer een klant een vraag heeft, kan ASG naar hun Odoo-oplossing gaan en snel het antwoord vinden. Met hun vorige systeem kregen ze een vraag en moesten ze naar handmatige bestanden gaan om het antwoord te vinden. Nu is dit soort informatie direct beschikbaar in Odoo.