Automotive Services Group

Volledige digitalisatie met Odoo

Automotive Services Group is een dochteronderneming van de Kapman Group en levert automotive services die zijn afgestemd op de behoeften van de wagenparken van hun klanten. Na een periode van intensieve groei besloot ASG dat het tijd was om hun verouderde systemen te veranderen.

In samenwerking met implementatiepartner Digimedio wordt een 5 jaar durend implementatietraject ingezet met verschillende fasen om de bedrijfsprocessen van de groep te digitaliseren.

Met hun Odoo-oplossing heeft ASG tot nu toe een verbetering gezien in de snelheid van toegang tot informatie en de inzichten die over klanten worden verstrekt.

Automotive Services Group NV

Industrie: Automobielsector
Aantal medewerkers: 200+
Aantal gebruikers: 50

Apps:
Verkoop, Facturatie, Boekhouding, Documenten, Fleet, Werknemers, Timesheets, Field Service, Project

Belangrijkste uitdagingen en vereisten

Automotive Services Group (ASG) richt zich op het leveren van diverse diensten op het gebied van gebruik, verzorging, schadebepaling en verplaatsing van auto's. Het bedrijf bestaat al meer dan 10 jaar en is actief in drie verschillende divisies:
 

  • Care4Fleets: richt zich op ondersteunende service aan grote bedrijven om het wagenpark voor managers te helpen onderhouden. Wanneer een auto gewisseld moet worden van persoon A naar persoon B - het schoonmaken van de auto, onderhoud en inspectie die onder deze afdeling valt.
     
  • Drivex: Rijexpertise draait om autokeuringen. Ze gebruiken een handheld-apparaat om belangrijke auto-informatie te verzamelen en eventuele schade/krassen aan auto's te inspecteren. Ze geven ook advies aan de leasemaatschappij of het bedrijf van de bestuurder welke kosten ze moeten accepteren.
     
  • Care4Drivers: verzorgt een chauffeursdienst voor bedrijven b.v. een medewerker is op zakenreis in het zuiden en een auto moet worden opgehaald uit het zuiden, Care4Drivers zou de auto kunnen ophalen. Ze bieden ook een VIP-service om mensen rond te rijden.

 
ASG besloot om verschillende redenen dat het tijd was om te digitaliseren. De eerste is de groei van het bedrijf. In veel opzichten is het bedrijf geografisch gegroeid en uiteindelijk met meerdere vestigingen in België. Er is ook een enorme groei in het aantal klanten dat de diensten van ASG aanvraagt. Het bedrijf wil digitaliseren om hen in staat te stellen nieuwe uitdagingen aan te gaan die zich bij groei voordoen.
 
De tweede reden is dat hun legacy-systemen verouderd zijn. Voorheen gebruikte het bedrijf verschillende expertisesystemen die waren toegespitst op operaties in combinatie met Excel voor facturering en een heel andere software voor boekhouding. De backend van deze systemen was niet geïntegreerd en bovendien gebruikte elk subbedrijf een ander systeem. De groei van het bedrijf vereiste meer gestroomlijnde operaties om de productiviteit te verhogen. De laatste reden achter de beslissing van ASG om te digitaliseren waren hun klanten. De automotive-organisatie werkt met veel klanten die grote en middelgrote bedrijven zijn die doorgaans vrij ver gevorderd zijn met digitalisering. Voorheen werden veel activiteiten uitgevoerd via e-mail, handmatige en papieren methoden. Met technisch onderlegde klanten wilde ASG bij de tijd blijven en de ervaring van klanten verbeteren bij het gebruiken van hun diensten.

Oplossing

Het management van ASG startte hun zoektocht naar ERP-oplossingen door te beoordelen wat digitalisering inhoudt en zichzelf een reeks vragen te stellen; wat willen ze qua dienstverlening, wat werkt, wat niet en hoe denken onze klanten?
 
Daaruit werd een digitaliseringsprogramma gevormd en voor dat programma besloten ze te kijken naar 6-7 digitale partners die de groep konden helpen bij het implementeren van hun programma. Voor hun ERP-oplossing heeft het bedrijf een aantal opties overwogen; Microsoft Dynamics, enkele specifieke softwarepakketten voor de automobielsector en Odoo. Er waren een aantal implementatiepartners geselecteerd die met een voorstel kwamen en twee van de partners stelden samen met Odoo een oplossing voor. Het digitaliseringsplan van ASG is een vijfjarenplan en uit alle oplossingen die tijdens het selectieproces werden gepresenteerd, hebben ze een beslissing genomen op basis van wat volgens hen het beste aan hun behoeften zou voldoen en welke partner hen het beste zou helpen bij die reis. In maart 2021 koos ASG samen met implementatiepartner Digimedio voor Odoo als hun ERP-oplossing.
 
Uit de opties besloot ASG met Odoo te gaan omdat ze van mening waren dat Odoo het meest voldoende was, al een Fleet-module had geïnstalleerd en de modules in Odoo kant-en-klaar waren voor gebruik zonder te hoeven beperkte aanpassingen. Daarnaast heeft ASG geen interne IT-medewerkers waardoor de interne IT-mogelijkheden beperkt zijn. Odoo leek echter gebruiksvriendelijker en eenvoudiger te implementeren in vergelijking met concurrenten.
 
Aan het begin van het project was het doel om minder dan 10% maatwerk te hebben. Momenteel heeft het bedrijf 20-25% aanpassingen met hun Odoo-oplossing. Alle aanpassingen zijn gemaakt zonder de kern te raken en het doel hiervan was om ervoor te zorgen dat wanneer upgrades plaatsvinden, aanpassingen eenvoudig te implementeren zijn.

Implementatie en resultaten

In samenwerking met implementatiepartner Digimedio is het implementatieproject in april 2021 van start gegaan. Het implementatieproject is een 5-jarenplan met een aantal fasen. Tot dusver heeft het project fase één voltooid en bevindt het zich midden in de implementatie van fase twee met een schatting om deze fase eind 2022 af te ronden. Fase drie begint in 2023.
 

  • Fase 1: Opschonen stamgegevens
    Tijdens deze fase werden de stamgegevens (product, klanten en prijslijsten) gesorteerd en opgeschoond. Orders en facturen werden ook gesorteerd en in totaal nam het proces ongeveer een jaar in beslag. In fase één werden de volgende Odoo apps geïmplementeerd: Contacten, Verkoop, Facturatie.
     
  • Fase 2: Uitbreiding van de basis voor services
    De huidige fase die eind 2022 (nov/dec) wordt opgeleverd. Nu ASG een goede basis heeft, is deze fase gericht op het uitbreiden van de basis naar nieuwe en andere soorten diensten, opdrachten en klanten. Hier begint ASG het Odoo-portaal te implementeren om klanten via het portaal toegang te geven tot hun bestellingen en facturen.
     
  • Volgende fase - Fase 3: Operationele optimalisatie
    Doel alle operationele eenheden te digitaliseren, b.v. het wasstraatproces optimaliseren zodat ze een gedigitaliseerde lijst hebben van alle auto's die die dag zullen worden gewassen, de tijd die nodig is om de auto te wassen en aan het einde, wanneer de wasstraat is voltooid, de bestelling en de factuur worden bijgewerkt. Tegenwoordig wordt het autowasproces allemaal handmatig gedaan. In januari 2023 beginnen ze één voor één met het digitaliseren van operaties.

Voor Fase 2 werden Project Management en Field Sales geïntroduceerd, samen met eLearning om te helpen bij de training van ASG-medewerkers en om hen in staat te stellen een meer op cursussen gebaseerd format en platform te hebben dat ze opnieuw zouden kunnen raadplegen voor informatie. Odoo-documenten en vloten zijn ook geïnstalleerd om de foto's en documenten te beheren van elk van de auto's die door het bedrijf worden beheerd. In fase 3 zal naar verwachting ook de CRM-module worden geïnstalleerd. Op dit moment worden klanten geworven met veel papierwerk dat vervolgens in een archiveringssysteem op sharepoint wordt gezet.
 
Dankzij Odoo heeft ASG nu veel meer inzicht in wat er speelt bij hun klanten. Alle informatie over de order- en servicegeschiedenis en klantgegevens staan ​​nu allemaal op één plek, dus de zichtbaarheid is veel beter. Wanneer een klant een vraag heeft, kan ASG naar hun Odoo-oplossing gaan en snel het antwoord vinden. Met hun vorige systeem kregen ze een vraag en moesten ze naar handmatige bestanden gaan om het antwoord te vinden. Nu is dit soort informatie direct beschikbaar in Odoo.

Over Automotive Services Group

Automotive Services Group (ASG) is een dochteronderneming van de Kapman Group. ASG omvat de bedrijven Care4Fleets, Drivex en Care4Drivers. ASG levert automotive services en is in staat om services aan te bieden die zijn afgestemd op de behoeften van uw wagenparken.

Bekijk deze case-study ook op odoo.com.

Laat je begeleiden door onze experts

Vertrouw net als tal van andere bedrijven op de kennis & ervaring van Digimedio.
Wil je meer weten hoe wij jou en je bedrijf tot een hoger ‘digitaal’ niveau kunnen helpen? We komen met plezier vrijblijvend langs om kennis te maken.
Contacteer ons vandaag nog op 03/605 71 61 of via e-mail op info@digimedio.be.

Contactgegevens

Maatschappelijke zetel
Nijverheidsstraat 8
2390 Malle
+32 (0)3 605 71 61
info@digimedio.be
BE0828.708.414

Bureau & development
Steenovenstraat 2
2390 Malle
support@digimedio.be voor technische vragen